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从王熙凤协理宁国府看单位内控制度的建立执行
贵阳市审计局网站 http://sjj.gygov.gov.cn | 更新时间:2017-09-15 | 来源:花溪区审计局
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《红楼梦》作为中国乃至世界小说中不可逾越的高峰,对人物的刻画十分精彩,许多人物都给读者留下深刻印象,成为文学典型;其内容也是包含诗词、服饰、美食、建筑、医药、管理……可谓包罗万象,丰富非常。

鲁迅先生评说《红楼梦》道:“经学家看见《易》,道学家看见淫,才子看见缠绵,革命家看见排满……”结合在审计过程中发现一些单位存在内部控制制度不健全,且执行不力的问题,在王熙凤协理宁国府一回,留意到内控制度的建立和执行。

《行政单位内部控制规范(试行)》(以下简称“《规范》”)中,对“内部控制”有如下定义:“本规范所称内部控制,是指单位为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。”同时也明确“单位应当根据本规范建立适合本单位实际情况的内部控制体系,并组织实施。具体工作包括梳理单位各类经济活动的业务流程,明确业务环节,系统分析经济活动风险,确定风险点,选择风险应对策略,在此基础上根据国家有关规定建立健全单位各项内部控制制度并督促相关工作人员认真执行。”可简化为:梳理流程——分析风险——选择策略——建章立制——严格执行。

对照王熙凤如何协理宁国府,惊异于她的思路居然与《规范》高度契合!下面结合《规定》按照流程,来分析一下她怎样做内控。

一、梳理流程 分析风险

这里凤姐儿来至三间一所抱厦内坐了,因想:头一件是人口混杂,遗失东西,第二件,事无专执,临期推委,第三件,需用过费,滥支冒领,第四件,任无大小,苦乐不均,第五件,家人豪纵,有脸者不服钤束,无脸者不能上进。

定规矩之前,先做分析,就像医生在手术之前要诊断病情一样。王熙凤梳理出了宁国府在秦可卿治丧期间的五个问题,用今天的话来说:一是资产管理不善,资产的安全完成得不到保证;二是没有建立岗位责任制,遇事推诿扯皮;三是收支管理混乱,发生支出事项时未按照规定来审核的各类凭据的真实性;第四与第二类似,权责不明,工作人员拈轻怕重;五是由于没有完善内控制度,造成整个人事管理上的隐患:有点地位的人不服管,地位低下的人不上进。

好了,病因找到,该开药方了。

二、选择策略 建章立制

1.明确分工及职责

一时看完,便又吩咐道:“这二十个分作两班,一班十个,每日在里头单管人客来往倒茶,别的事不用他们管。这二十个也分作两班,每日单管本家亲戚茶饭,别的事也不用他们管。这四十个人也分作两班,单在灵前上香添油,挂幔守灵,供饭供茶,随起举哀,别的事也不与他们相干。这四个人单在内茶房收管杯碟茶器,若少一件,便叫他四个描赔。这四个人单管酒饭器皿,少一件,也是他四个描赔。这八个单管监收祭礼。这八个单管各处灯油,蜡烛,纸札,我总支了来,交与你八个,然后按我的定数再往各处去分派。这三十个每日轮流各处上夜,照管门户,监察火烛,打扫地方。这下剩的按着房屋分开,某人守某处,某处所有桌椅古董起,至于痰盒掸帚,一草一苗,或丢或坏,就和守这处的人算帐描赔。来升家的每日揽总查看,或有偷懒的,赌钱吃酒的,打架拌嘴的,立刻来回我,你有徇情,经我查出,三四辈子的老脸就顾不成了。如今都有定规,以后那一行乱了,只和那一行说话。素日跟我的人,随身自有钟表,不论大小事,我是皆有一定的时辰。横竖你们上房里也有时辰钟。卯正二刻我来点卯,巳正吃早饭,凡有领牌回事的,只在午初刻。戌初烧过黄昏纸,我亲到各处查一遍,回来上夜的交明钥匙。

计算了一下,工作人员共130人,凤姐按照工作内容的不同将他们分成9个组,且工作量的大小不同,安排的人数也不尽相同,并不是平均分配。每组的职责考虑得周到细致,甚至连器具的管理也分成“杯碟茶器”、“酒饭器皿”!并强调每组只单管自己的那项事务,别的事不与他们相干。哪一行乱了,只和哪一行说话。

此外出了普通工作人员,凤姐还设立了类似内部监督机制——“来升家的每日揽总查看,或有偷懒的,赌钱吃酒的,打架拌嘴的,立刻来回我,你有徇情,经我查出,三四辈子的老脸就顾不成了。”也就是说,凤姐总览全局,来升家的负责监督,并特别说明监督不可徇私!

这一下就明确了各人的岗位职责及分工,第二天效果立竿见影:

众人领了去,也都有了投奔,不似先时只拣便宜的做,剩下的苦差没个招揽。各房中也不能趁乱失迷东西。便是人来客往,也都安静了,不比先前一个正摆茶,又去端饭,正陪举哀,又顾接客。如这些无头绪,荒乱,推托,偷闲,窃取等弊,次日一概都蠲了。

2.建立资产管理制度

《规范》第十二条第五款指出“建立健全日常管理制度和定期清查机制,采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保资产安全完整。”且看:

说罢,又吩咐按数发与茶叶,油烛,鸡毛掸子,笤帚等物。一面又搬取家伙:桌围,椅搭,坐褥,毡席,痰盒,脚踏之类。一面交发,一面提笔登记,某人管某处,某人领某物,开得十分清楚。

由于时间并不长,并没有明确定期盘点、账实核对等措施,但是前文:

“某人守某处,某处所有桌椅古董起,至于痰盒掸帚,一草一苗,或丢或坏,就和守这处的人算帐描赔。”亦是暗含账实核对。

3.认真审核支出

正说着,只见荣国府中的王兴媳妇来了,在前探头。凤姐且不发放这人,却先问:“王兴媳妇作什么?”王兴媳妇巴不得先问他完了事,连忙进去说:“领牌取线,打车轿网络。”说着,将个帖儿递上去。凤姐命彩明念道:“大轿两顶,小轿四顶,车四辆,共用大小络子若干根,用珠儿线若干斤。”凤姐听了,数目相合,便命彩明登记,取荣国府对牌掷下。王兴家的去了。

凤姐方欲说话时,见荣国府的四个执事人进来,都是要支取东西领牌来的。凤姐命彩明要了帖念过,听了一共四件,指两件说道:“这两件开销错了,再算清了来取。”说着掷下帖子来。那二人扫兴而去。

  从这里我们得到两个信息,一是支取东西要先来向王熙凤汇报,她核准了,方可领牌支取;二是王熙凤虽不大识字,但对东西的开销心里非常清楚,对支出的审核严格。数目相合,便命彩明登记,准领;开销错了,再算清了来取。

三、严格执行制度

完善的制度建立起来,只能算做了一半,而比制度建立更为重要的,是制度的执行。

在第一天,王熙凤除了进行了细致分工,还交代了时间表,何时点卯,何时领牌回事,何时各处检查,何时交钥匙。偏巧第二天有个人睡过了头,点名时未到。直到凤姐命人把她传到,才张皇愧惧地来了。面对王熙凤声色俱厉地质问,慌忙解释是自己睡迷了,并求王熙凤绕过这次。凤姐怎么说呢?

凤姐便说道:“明儿他也睡迷了,后儿我也睡迷了,将来都没了人了。本来要饶你,只是我头一次宽了,下次人就难管,不如现开发的好。”登时放下脸来,喝命:“带出去,打二十板子!”一面又掷下宁国府对牌:“出去说与来升,革他一月银米!”众人听说,又见凤姐眉立,知是恼了,不敢怠慢,拖人的出去拖人,执牌传谕的忙去传谕。那人身不由己,已拖出去挨了二十大板,还要进来叩谢。凤姐道:“明日再有误的,打四十,后日的六十,有要挨打的,只管误!”说着,吩咐:“散了罢。”窗外众人听说,方各自执事去了。

这“凤辣子”的辣味在这里可见一斑!当然,王熙凤在这里颇有杀鸡儆猴,树立威信的意思。但不可置疑的一点是:制度一旦建立,不管什么原因,就该严格执行,只有这样,制度才不是可守可破,可随意进出的无人之境,才不会沦为一纸空文!

于是,在杀鸡儆猴过后,效果更加明显了:

彼时宁府荣府两处执事领牌交牌的,人来人往不绝,那抱愧被打之人含羞去了,这才知道凤姐利害。众人不敢偷闲,自此兢兢业业,执事保全。不在话下。

尽管按照《规范》,王熙凤这一系列内控手段也有很多缺陷,比如说,缺乏制衡性,没有不相容岗位分离制,没有重大问题集体决策等等很多方面都没有涉及,但是她的内控手段基本符合内控制度的全面性、重要性和适应性原则,且严格执行!

不得不承认,王熙凤极强的内控意识和清晰完整内控思路,哪怕是放在今天,她依然是个非常优秀的管理者!

然而,在经责审计工作中,我们还是会发现一些领导干部的内部管理、内部控制意识薄弱,认为只要按照惯例就够了,因为惯例本来就是按照财经法规形成的,因此没有必要专门建立健全内控制度。但制度都没有建立,执行无从谈起,管理上必然出现问题。而事实上,健全的内控制度及其有效的执行在单位内部管理中具有非常重要的作用。

因此,内控制度的建立和执行应该引起单位领导干部的高度重视,从而合理保证单位经济活动的合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整、有效防范舞弊和预防腐败、进而提高公共服务的效率和效果。

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